Restaurant-Kassensystem wechseln: Menü, Geräte und Service richtig vorbereiten

Den Ablauf erfassen, bevor Daten umziehen

Listen Sie Theke, Tische, Küchen- und Barstationen, Zahlungsprozess und Inhaberberichte auf. Erfassen Sie genaue Kassen-, Thermodrucker- und Fiskalmodelle. Entscheiden Sie, welche Historie im alten System bleibt und welche Stammdaten neu vorbereitet werden.

Eine Menüumstellung umfasst Kategorien, Varianten, Zusätze, Steuern, Zubereitungsrouten und Verfügbarkeit je Standort. Exportieren Sie nur Daten, die Sie nutzen dürfen, und halten Sie ein lesbares Archiv vor. Alte Transaktionen werden nicht automatisch importiert.

Speisekarte, Menschen und Bestand vorbereiten

Bei mehreren Filialen zuerst einen Standort erproben. Gemeinsame Menüdaten und standortbezogene Preise, Zugriffe und Bestände festlegen. Eine funktionierende Filiale beweist keine identische Geräte- oder Servicesituation in allen anderen.

• Doppelte Produkte bereinigen und aktuelle Preise vor Import oder Eingabe prüfen.
• Standorte, Rollen und Personalzugänge anlegen; Storno- und Abgleichrechte definieren.
• Produkte den richtigen Küchen- und Barzielen zuordnen und Routen testen.
• Zutaten physisch zählen und geprüfte Rezepte hinterlegen.
• Exportmöglichkeiten des alten Anbieters und Unterstützung des konkreten Importformats prüfen.

Eine vollständige Schicht mit den echten Geräten proben

Nutzen Sie ein kurzes Testmenü und das Team der ersten Schicht. Testen Sie Thekenverkauf, zwei Tischrunden, Küche und Bar, Storno, unterstützte Teil- oder Mischzahlung sowie Schichtabschluss. Kennzeichnen Sie Tests und trennen Sie sie von echten Kundentransaktionen.

USB- und LAN-Drucker einzeln prüfen und den Fiskalablauf mit dem zuständigen Techniker abnehmen. Internetausfall und Wiederverbindung testen. Fehlgeschlagene Abnahmetests müssen gelöst werden, bevor der Betrieb ausschließlich auf das neue System angewiesen ist.

Eine klare Grenze für den Wechsel wählen

Übertragen Sie keine unbezahlten Rechnungen stillschweigend und erfassen Sie keine Zahlung doppelt. Dokumentieren Sie Anfangssalden, offene Vorgänge und Verantwortlichkeiten. Ein Rückfallplan muss auch Transaktionen berücksichtigen, die bereits im neuen System entstanden sind.

1. Wechsel vor einem ruhigen Service mit verfügbarem Supportkontakt planen.
2. Offene Tischrechnungen im alten System abschließen oder ausdrücklich abgleichen.
3. Alte Schichten schließen und archivieren; Fiskaltag separat nach dem abgenommenen Prozess behandeln.
4. Neues Menü, Anfangsbargeld und Zutatenbestand bestätigen, dann die erste Schicht eröffnen.
5. Ersatzverfahren und alte Berichte während der Eingewöhnung zugänglich halten.

Die erste Woche prüfen, nicht nur den Start

Vergleichen Sie nach den ersten Schichten Zahlungen, gezähltes Bargeld, offene Vorgänge und tatsächliche Ausdrucke. Prüfen Sie Zutatenbewegungen und unklare Teamaktionen. Kleine Fehler lassen sich früh einfacher korrigieren.

Rendo wird begleitet eingerichtet. Bringen Sie Speisekarte, Standorte, Geräteliste und aktuelle Probleme zur Besprechung mit. Umfang und Abnahmetests können wir gemeinsam festlegen; historische Importe, Kompatibilität und Termin müssen vereinbart werden.